Na edição na qual celebramos os 40 anos em que O Portomosense tem assumido a tarefa de ajudar a escrever a História de Porto de Mós, quisemos conhecer uma outra entidade que também conserva e, por isso, escreve a História do concelho. Fizemos uma visita ao Arquivo Municipal e falámos com Fernanda Sousa, a arquivista responsável. «O Arquivo Municipal deverá ser um repositório de toda a memória concelhia», assim defende Fernanda Sousa. A responsável explica que o objetivo deste organismo é «salvaguardar a memória institucional» da Câmara Municipal, e, assim, «tudo o que é produzido nesse âmbito em termos de gestão de informação, tem obrigação de cuidar». Além disso, também tem a «obrigação de albergar a informação produzida em termos de memória no âmbito do concelho, das famílias, das empresas e das próprias Juntas de Freguesia». «O Arquivo é sempre visto de um ponto de vista final, de salvaguarda da memória – e é-o, sem dúvida –, mas a perspetiva que deve ser tida em conta é a da gestão da informação», avança. «Tendo em conta, ainda por cima, a questão do digital, temos que olhar para a informação logo a partir da produção. O Arquivo Municipal, neste momento, tem que ser gestão da informação no seu todo, acompanhar a informação no momento em que se produz, para depois decidir o seu destino final», já que, «há legislação que decide a documentação que pode ser eliminada ou tem que ser conservada definitivamente», refere a arquivista.
Fernanda Sousa salienta a importância do documento de arquivo: «É um documento que pode fazer prova, pode fazer a diferença num contexto legal», revela. «É muito frequente confundir-se biblioteca e arquivo, mas são coisas completamente diferentes» e a diferença está precisamente no «caráter único» de cada documento que está no arquivo.
O mundo digital veio, segundo Fernanda Sousa, «trazer complexidade», mas, por outro lado, «facilitar o acesso à informação e salvaguardar o suporte original». «Quando falamos em digitalização [dos documentos que existem em papel], falamos na transferência de suporte, ou seja, mantemos o suporte em papel, mas digitalizamo-lo para facilitar o acesso à informação por terceiros, sem recorrer ao original, que conservamos», explica. Para a «informação que já nasce em suporte digital», os desafios são outros: «Há questões ao nível da preservação digital. Aparentemente tudo parece mais fácil, mas em termos de preservação levanta questões complicadíssimas, porque nos obriga a pensar em garantias a médio/longo prazo, o que implica custos e investimentos avultados. Conseguimos garantir que o papel, a 50 ou a 100 anos, com alguns cuidados, continua a manter-se. Em ambiente digital, não é bem assim. Temos de ter cuidado redobrado, além das cópias que têm que ser feitas, há a questão da obsolescência dos suportes porque a velocidade [da evolução] é gritante neste contexto, é preciso garantir a migração da informação que realmente importa e, depois, garantir que temos máquinas que consigam fazer a leitura dessa informação. É um desafio muitíssimo significativo e com custos bastante avultados», avança.
Arquivo muda-se para Central das Artes
Em breve, o Arquivo Municipal vai mudar-se para a Central das Artes e Fernanda Sousa aponta «muitas» vantagens a essa mudança: «Só o facto de podermos concentrar, num único espaço, com condições, a documentação que está dispersa, permitirá desenvolver um trabalho de raiz e coerente»; mas há também a ideia de implementar um «serviço educativo», onde se poderão «promover visitas guiadas com as escolas, ateliês e workshops», enumera. O plano é que o novo espaço tenha, «pelo menos, duas áreas de depósito, numa primeira fase», assim como «uma área de digitalização específica, uma área destinada ao restauro e ao tratamento, um espaço para consulta e um espaço para o serviço educativo»; «estão previstos, ainda, espaços intermédios» que servirão para «limpar e higienizar» a documentação que agora existe e que não está inventariada nem tratada, por estar dispersa em vários edifícios, e acondicionada de forma que não a ideal.
A arquivista acredita também que, com o novo espaço, as pessoas poderão perceber melhor o que é o Arquivo Municipal e terão uma visão mais abrangente sobre o seu trabalho, aumentando assim, crê, a possibilidade de doações. «Já fizemos alguns apelos e não nos tem chegado muita coisa. Se mudarmos, acho que é por aí o caminho. Havendo outra visibilidade, as pessoas começam a ficar mais sensíveis para essa questão. Podem confiar, no sentido de depositar o que tiverem, em nós, porque o objetivo é descrever e depois disponibilizar a todos, em vez de ficar só para uma pessoa. [O documento] Fica disponível para toda a população e isso é uma mais-valia que acho que todos conseguem reconhecer», remata.
Plataforma “online” em crescimento
Desde outubro de 2020 que o Arquivo Municipal tem uma plataforma online. Comparada com toda a documentação que pertence ao Arquivo Municipal, é «muito pouca a informação que está na plataforma», porém há já muito trabalho feito. «Demos prioridade às séries que já estavam tratadas e que sabemos que são as mais procuradas pelos utilizadores. Desenvolvemos um projeto de parceria com os jornais [locais], porque sabemos que são fontes informativas muito procuradas. Priorizámos também um fundo documental que adquirimos, da Comissão Reguladora do Comércio Local, que como percebemos que éramos a única Câmara que possuía aqueles documentos, achámos importante tratá-lo. De resto, temos muito pouca coisa tratada, infelizmente», diz.
Em 2020, foram 4 386 os utilizadores que acederam à plataforma. Em 2021, os números ascenderam aos 25 mil e, até novembro do ano passado, as visitas já rondavam as 30 mil. «É uma página para um nicho muito específico, mas percebemos que tem havido uma evolução e isso, para nós, já é positivo. Alcançamos uma série de países, com Portugal em primeiro lugar, mas depois Brasil, França, Luxemburgo, Estados Unidos, países com emigração, percebe-se», revela a arquivista. Para que o número de utilizadores continue a aumentar, Fernanda Sousa explica que, em conjunto com o Gabinete de Comunicação da Câmara, implementaram, na página de Facebook e no site do Município, a rubrica Memória de Futuro. Todos os meses há uma publicação do Arquivo, seja um documento em destaque, a notícia da participação nalgum evento ou informação sobre novos documentos disponíveis na plataforma.
